Tóm tắt những việc cần làm khi thuê một văn phòng mới

Khi thuê một văn phòng mới, bên cạnh việc tìm kiếm văn phòng phù hợp với mình thì doanh nghiệp còn phải chú ý rất nhiều thứ. Sau đây là tổng hợp các công việc cần làm khi thuê một văn phòng mới mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Doanh nghiệp cần tổng hợp các công việc cần làm trước khi thuê một văn phòng mới.

Đối với các doanh nghiệp lần đầu đi thuê văn phòng, bên cạnh việc tìm kiếm văn phòng phù hợp thì doanh nghiệp cần phải có kế hoạch cụ thể như: Ngân sách tiền thuê văn phòng mới, chi phí chuyển văn phòng, chuyển nhà trọn gói, kế hoạch phát triển kinh doanh trước mắt của công ty có đáp ứng được nhu cầu trang trải chi phí ở nơi mới không? Đó là những công việc cần làm khi thuê một văn phòng mới cho công ty của mình.

Có 2 giai đoạn trong trong quá trình thuê văn phòng mới :

Thứ nhất là giai đoạn chuẩn bị:

1. Xác lập yêu cầu thuê văn phòng dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê, và kế hoạch kinh doanh hiện tại tại và tương lai của công ty. Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí:

+ Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê.

+ Đặc điểm bất động sản: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ.

+ Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới.

+ Các yêu cầu khác: Phong thủy, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà v.v.

2. Lập danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện và dự kiến chi phí cho các nhóm:

+ Thiết kế và trang trí nội thất.

+ Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng.

+ Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan.

+ Di chuyển điện thoại internet.

+ Thay đổi đăng ký kinh doanh(nếu cần)

3. Hình thành nhóm công tác, đi kèm là phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận(cần thiết đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, thuê diện tích rộng).

4. Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp để trợ giúp(rất nên làm vì dịch vụ này miễn phí cho người thuê).

5. Tiếp xúc và lập danh sách ngắn các nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng: Họ sẽ là người giúp bạn khái toán chi phí làm nội thất, tư vấn sơ bộ thiết kế bố trí mặt bằng văn phòng ngay trong quá trình cân nhắc giữa các tòa nhà.

Thứ hai là giai đoạn thực hiện:

1. Tìm kiếm lên danh sách các tòa nhà văn phòng cho thuê phù hợp yêu cầu của doanh nghiệp

1. Xem xét thực tế, làm việc với chủ nhà để lấy thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh, lựa chọn tòa nhà tối ưu để đàm phán.

3. Đàm phán và ký kết thư mời thuê, hợp đồng thuê văn phòng.

>>Xem ngay 10 mẹo đàm phán giá thuê văn phòng rẻ bất ngờ.

4. Lên thiết kế bố trí mặt bằng trước khi ký thư mời thuê, hoặc hợp đồng thuê văn phòng: Nên làm để thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp.

5. Thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại.

6. Ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất.

7. Giám sát thi công nội thất.

8. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website,…

9. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng,…

10. Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa chỉ mới và kế hoạch di chuyển

11. Di chuyển điện thoại, internet.

12. Sửa đổi đăng ký kinh doanh(nếu cần).

13. Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, từng nhân viên.

14. Di chuyển sang văn phòng mới.

15. Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ.

Chúng tôi hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp khi thuê một văn phòng mới.

(Địa Ốc Kim Quang nguồn tổng hợp).

Tag: những việc cần làm khi thuê một văn phòng mới, cho thuê văn phòng, kinh nghiệm thuê văn phòng